La factura o documento equivalente es un medio de prueba mediante el cual pueden demostrarse los hechos económicos; sin embargo, para que con ella se soporten las partidas a las que se cree tener derecho, es necesario que se cumplan los requisitos mencionados. Ello significa que para el comprador o adquirente del bien o servicio respecto de quien no ha cumplido con la obligación de facturar con el lleno de los requisitos legales la consecuencia será la no aceptación de los costos, deducciones e impuestos descontables que pretendan soportarse con las facturas así expedidas.

El artículo 615 del estatuto tributario establece que para efectos fiscales, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales, o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen productos de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la dirección de impuestos y aduanas nacionales.

Una vez se perfeccione la venta o la prestación del servicio, debe expedirse la factura correspondiente.

El término de vigencia de la numeración autorizada es de dos años contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo.

Legalmente la obligación es la de conservar una sola copia de la correspondiente factura. Esto no quiere decir que el obligado no pueda conservar más copias para otros efectos.

Las facturas deben contener la fecha de su expedición, la cual debe corresponder a la de realización de la operación de venta o de la prestación del servicio.

Las facturas deben contener la fecha de su expedición, la cual debe corresponder a la de realización de la operación de venta o de la prestación del servicio.

Si el obligado está incumpliendo la obligación de expedir factura o documento equivalente sin el lleno de los requisitos legales, será sancionado con la sanción prevista en el artículo 652 del estatuto tributario.

Es optativo para el obligado a facturar utilizar prefijos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos, para diferenciar sus operaciones.

No están obligados a solicitar autorización para numeración de las facturas los responsables del régimen simplificado que opten por expedir facturas.

las facturas expedidas deben indicar la razón social de la empresa, por ello en caso de modificación de ésta, deberá solicitarse nueva autorización de las facturas que contengan la razón social inscrita en el registro mercantil.

Las facturas que requieren autorización sí deben tener la numeración pre impresa y en forma consecutiva.

La factura electrónica según lo establece el inciso segundo del artículo 616-1 del estatuto tributario es documento equivalente a la factura y su utilización corresponde reglamentarla al gobierno nacional. El artículo 1o del decreto 1929 de 2007 define como factura electrónica la expedida, entregada aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos, a través de un proceso de facturación que utilice procedimientos y tecnología de información, en forma directa o a través de terceros, que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación, incluidos los documentos que la afectan como son las notas crédito. La factura electrónica se expide, genera y numera por medio de un sistema de facturación por computador, que, para efectos de considerarse como factura electrónica, debe entregarla quien la expide al adquirente y conservarla para su posterior exhibición, cumplir con los principios básicos de la ley 527 de 1999 en los términos establecidos en el decreto 1929 de 2007 y los requisitos técnicos contenidos en la resolución 14465 de 2007.

No es requisito de la factura, que el número de la resolución de autorización de facturación expedida por la dirección de impuestos y aduanas nacionales se encuentre pre impresa.

Se cumple la obligación de facturar con la entrega de la copia al comprador Están obligados los consorcios y/o uniones temporales a expedir factura? Los consorcios y/o uniones temporales deberán expedir factura cuando en forma directa realicen actividades gravadas.

La base para el cálculo de la sanción pecuniaria por facturar sin el lleno de los requisitos señalados en la ley, es el total de las operaciones facturadas en esa forma.

Quienes estén obligados a expedir factura o documento equivalente no requieren autorización del software de facturación.

Las facturas expedidas deben indicar los apellidos y nombre o razón social y ni del vendedor o de quien presta el servicio en la forma como haya sido inscrita en el registro mercantil.

Quienes estén obligados a expedir factura o documento equivalente no requieren autorización del software de facturación.

Sin perjuicio de la sanción de clausura del establecimiento de comercio para quien estando obligado no expide facturas o lo hace sin requisitos; no serán procedentes en el respectivo periodo gravable, los costos, deducciones e impuestos descontables para quien realiza la erogación.

No están obligados a facturar los responsables del IVA perteneciente al régimen simplificado.

Cuando una empresa tiene varias plantas en diferentes ciudades del país, con facturación en cada una de ellas, puede expedir diferentes clases de facturas, conservando la numeración consecutiva.

La factura, debe indicar la denominación o razón social vigente del obligado, por lo que en caso de modificación se deberá solicitar nueva autorización de la facturación que contenga la razón social inscrita en el registro mercantil.

La factura o documento equivalente es el soporte contable para la aceptación de costos, deducciones e impuestos descontables.

Se solicita la reconsideración del concepto no 079027 del 18 de noviembre de 2004, en el cual se afirma que los agricultores y ganaderos que vendan bienes excluidos del impuesto sobre las ventas están obligados a expedir factura o documento equivalente, si superan los montos de ingresos y patrimonio exigidos a los responsables del IVA para pertenecer al régimen simplificado. Atendiendo a los argumentos planteados en la solicitud este despacho considera: la obligación de expedir factura o documento equivalente, es impuesta por mandato legal, específicamente por el artículo 615 del estatuto tributario, que en su aparte pertinente dispone: «artículo 615.- obligación de expedir facturas. Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales, o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes productos de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la dirección general de impuestos nacionales. /…/» El texto transcrito indica quienes están obligados a expedir factura o documento equivalente, incluyendo no solo a los comerciantes, sino también a las personas que ejerzan profesiones liberales o que presten servicios inherentes a éstas, y a quienes enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera. El artículo 616-2 del estatuto tributario, al referirse a los casos en los cuales no se requiere la expedición de factura, expresa: «artículo 616-2.- casos en los cuales no se requiere la expedición de factura. No se requerirá la expedición de factura en las operaciones realizadas por bancos, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda y las compañías de financiamiento comercial. Tampoco existirá esta obligación en las ventas efectuadas por los responsables del régimen simplificado, y en los demás casos que señale el gobierno nacional (negrillas fuera de texto). Como se observa, el artículo 616-2 supra no exime de la obligación de expedir factura ni a las personas naturales no comerciantes ni a las que vendan bienes o presten servicios excluidos del IVA. No obstante, la misma disposición autoriza al gobierno nacional para señalar en qué otros casos no se requiere la expedición de factura. Al respecto, el decreto reglamentario 1001 de 1997, en el literal h) del artículo 2° dispuso: «artículo 2.- no obligados a facturar. Sin perjuicio de lo previsto en el artículo anterior, no se encuentran obligados a expedir factura en sus operaciones: H) las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos del impuesto sobre las ventas o presten servicios no gravados, siempre y cuando no sobrepasen los topes de ingresos y patrimonio exigidos a los responsables del régimen simplificado.» Es claro que el decreto 1001 de 1997 exime de la obligación de expedir factura a las personas naturales que vendan bienes o presten servicios excluidos del impuesto sobre las ventas, siempre que no sobrepasen los topes de ingresos y patrimonio exigidos a los responsables del IVA para pertenecer al régimen simplificado; es de anotar que el hecho de vender bienes excluidos del IVA y no superar los aludidos topes de ingresos y patrimonio no necesariamente implica que quien realiza la operación es un no comerciante. En consecuencia, la medida va dirigida a pequeños contribuyentes que, teniendo o no la calidad de comerciantes (conforme a las reglas del ordenamiento mercantil), venden bienes o prestan servicios no sujetos al impuesto. Ahora bien, el artículo 771-2 del estatuto tributario señala como requisito para la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables, en el caso de no existir obligación de expedir factura por parte del vendedor o prestador del servicio, la expedición de documento que cumpla con los requisitos establecidos por el gobierno nacional. En desarrollo de esta disposición, el artículo 3º del decreto reglamentario 522 de 2003 establece: «artículo 3o. Documento equivalente a la factura en adquisiciones efectuadas por responsables del régimen común a personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado. El adquirente, responsable del régimen común que adquiera bienes o servicios de personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado, expedirá a su proveedor un documento equivalente a la factura con el lleno de los siguientes requisitos…» Esta norma no exime de la obligación de facturar a las personas naturales no comerciantes que superan los topes de ingresos y patrimonio exigidos a los responsables del IVA del régimen simplificado. Sin embargo, crea un documento equivalente a la factura para el caso específico de las operaciones de venta o prestación de servicios que efectúen todas las personas naturales no comerciantes con responsables del IVA del régimen común. El documento equivalente debe elaborarlo el adquirente responsable del régimen común y su utilización es válida cuando se trata de operaciones efectuadas con no comerciantes, independientemente del monto de los ingresos o el patrimonio de dichas personas, ya que la ley, en este caso, no estableció esa limitación. En estas condiciones, el alcance del art. 3º del decreto 522 de 2003 es el de una norma especial que, si bien no exime de la obligación de facturar a los no comerciantes, permite la expedición de un documento equivalente a la factura por parte de los responsables del régimen común que adquieran bienes o servicios de personas naturales que tengan esa calidad. Por lo anterior, es del caso concluir que, sin perjuicio de la obligación de facturar que tienen las personas naturales no comerciantes que superan los montos de ingresos y patrimonio exigidos a los responsables del IVA del régimen simplificado, en la venta de bienes y en la prestación de servicios que efectúen estas personas a los responsables del régimen común es válido como soporte de costos y deducciones el documento equivalente previsto en el artículo 3º del decreto 522 de 2003. En los anteriores términos, se aclara el concepto no 079027 de 2004.

No hay obligación de expedir factura por la entidad beneficiaria por concepto de donaciones recibidas.

Las cuentas de cobro no están aceptadas como documento equivalente a la factura.

Las entidades que pertenecen al régimen tributario especial están obligadas a expedir factura cuando realicen alguna de las operaciones en las cuales por expresa disposición legal deba cumplirse con tal obligación.

La factura de talonario o de papel es aquella que reúne los requisitos establecidos por los artículos 617, 618 y 618-3 del estatuto tributario. La factura por computador además de los requisitos anteriormente señalados permite al software asociar la identificación del artículo o servicio a la tarifa del impuesto sobre las ventas.

Quienes utilicen el sistema de facturación por computador, no están obligados a conservar una copia física de cada factura que expidan.

La obligación de expedir factura conlleva el reciproco derecho de exigirla y recibirla.

Si está obligada a expedir factura para efectos tributarios la persona que ejerza profesiones liberales o preste servicios inherentes a estas.

Las entidades sin ánimo de lucro están en la obligación de expedir factura y conservar copia de la misma, por cada operación que realicen, cuando se encuentren en la situación legal que obliga a expedirla.

La autorización para la numeración no es obligatoria cuando se utiliza las máquinas registradoras PLU, por ser documento equivalente.

El dígito de verificación del número de identificación tributaria, corresponde al código asignado por la Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas nacionales a cada contribuyente, para efectos de control y por tanto no hace parte de los requisitos de la factura.

La factura o documento equivalente debe indicar la razón social del contribuyente obligado a expedirla, por lo que, en aquellos casos de modificación de la razón social, debe solicitarse una nueva autorización de facturación que contenga la nueva razón social, sin perjuicio de la posibilidad de utilizar la anterior facturación autorizada dentro de un plazo prudencial dentro del cual se adelanten los trámites necesarios para implementar la nueva facturación.

Toda prestación de servicio debe ser facturada, a menos que las normas prevean una excepción.

Una empresa social del estado no está obligada a expedir factura sino documento equivalente, por lo tanto, no debe solicitar autorización para la numeración de la facturación.

Incurren en irregularidad sancionable el obligado a expedir factura que no cumpla la totalidad de las disposiciones legales.

La escritura de compraventa, no sustituye la factura de venta.

Únicamente cuando el enajenante del activo fijo no sea comerciante, no existe obligación de expedir factura.

De acuerdo con el tipo de requisito omitido en la factura, puede originarse sanción de clausura del establecimiento o pecuniaria por expedir factura sin requisitos.

Expedir factura y efectuar la retención en la fuente, son obligaciones fiscales diferentes e independientes.

El prefijo constituye parte del número de la factura, por lo cual requiere de su pre impresión por medios tipográficos, litográficos o de técnicas similares, o por el sistema cuando se trate de factura por computador.

Facturar electrónicamente es optativo; seguridad e integridad en los datos enviados, rapidez en él envió y recibo de mercancías.

Si, deben facturarse por el contribuyente o responsable de todas las operaciones que efectúe en desarrollo de su actividad productora de renta.

No es viable enviar vía fax, a la división de recaudación o a la dependencia que haga sus veces de la administración de impuestos y aduanas correspondiente a la residencia o domicilio fiscal del contribuyente, la solicitud de autorización de la numeración de facturación o de inscripción en el Registro Único Tributario RUT.

La sanción que procede por el incumplimiento de los medios técnicos de control establecidos por la dirección de impuestos y aduanas nacionales en desarrollo de las facultades del artículo 684-2 del estatuto tributario es el cierre o clausura del establecimiento, o una sanción equivalente al 1% del valor de las operaciones facturadas en desconocimiento de los medios técnicos de control, cuando no se haya causado perjuicio grave.

La no adopción o el incumplimiento de los sistemas técnicos de control establecidos por la dirección de impuestos y aduanas nacionales dará lugar a la aplicación de la sanción de cierre del establecimiento de comercio o de la sanción pecuniaria.

Independientemente de los acuerdos entre particulares sobre fechas límites para la entrega de las facturas, desde el punto de vista fiscal los ingresos deben registrarse y facturarse dentro del período gravable correspondiente a su causación.

Si, una compañía tiene autorización para expedir facturas por computador, por cualquier circunstancia deba dejar de hacerlo, para proceder a facturar por talonario, debe solicitar la autorización de la numeración de las facturas que se van a expedir por dicho medio, cumpliendo la totalidad de los requisitos legales y teniendo presente que no se pueden expedir facturas con numeración duplicada.

Si, las empresas asociativas de trabajo se encuentran obligadas a expedir factura o documento equivalente, por cuanto así lo dispone la ley tributaria.

Para que una persona natural no se encuentre obligada a expedir factura o documento equivalente se requiere que además de vender bienes excluidos del IVA o prestar servicios no gravados no sobrepase los topes de ingresos y patrimonio exigidos a los responsables del régimen simplificado.

No es obligatorio incluir en la factura la expresión «en reestructuración» cuando el contribuyente ha sido admitido en esta clase de procesos, porque no es requisito exigido legalmente.

El receptor de una factura puede exigir que la misma cumpla con los requisitos de ley para efectos de la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables. Sin embargo, la no actualización de la autorización de la numeración, responde al incumplimiento de medios técnicos de control, que acarrea sanción para el obligado a facturar, pero no constituye causal para su rechazo por parte del destinatario de la misma.

Cualquiera que sea el nombre que se emplee: muestras, obsequios, promociones, o donaciones, el retiro de inventarios por parte de un obligado a expedir facturas en sus operaciones, de un bien sujeto al IVA, conlleva la obligación de la expedición de la factura.

Para que se considere que una factura es expedida por computador es necesario que se utilice este medio y que el software permita asociar la identificación del articulo o servicio a la tarifa del IVA correspondiente, en la que interactúen la programación, el control y la ejecución de las funciones inherentes a las ventas; por cuanto si se cumplen las exigencias normativas y no se utiliza un programa bajo los supuestos anteriores no puede considerarse como facturación expedida por computador.

Para efectos del deber de facturar, en profesiones liberales deben entenderse como aquellas actividades en las cuales predomina el ejercicio del intelecto, que han sido reconocidas por el estado y para cuyo ejercicio se requiere la habilitación a través de un título académico.

Sin perjuicio de la sanción de clausura del establecimiento de comercio para quien estando obligado expide facturas sin requisitos, no serán procedentes los costos, deducciones e impuestos descontables soportados con facturas que no cumplan los requisitos señalados en la ley.

Conforme con el Artículo 652. Sanción por expedir facturas sin requisitos. Quienes, estando obligados a expedir facturas, lo hagan sin el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales a), h) e i) del artículo 617 del Estatuto Tributario, incurrirán en una sanción del uno por ciento (1%) del valor de las operaciones facturadas sin el cumplimiento de los requisitos legales, sin exceder de diez millones de pesos ($10.000.000) (valor año base 1998). Cuando haya reincidencia se dará aplicación a lo previsto en el artículo 657 del Estatuto Tributario. (Inciso modificado Ley 488/98, Art. 73)

El numeral 1.3 del memorando 15 de 2009, relacionado con la recepción de las solicitudes de autorización de numeración de facturación y de autorización de habilitación de numeración no autorizada estipula que: “La orden Administrativa 008 de 1996, que señala el procedimiento de recepción, revisión, radicación y trámite de las solicitudes de autorización de numeración facturas, de que trata la Resolución 3878 del 28 de junio de 1996 y la Resolución 5709 del 20 de septiembre de 1996, estipula en el numeral 3.3 que la petición de autorización debe ser presentada por los obligados a expedir factura, o su representante o apoderado, en forma personal o por correo certificado, utilizando el formato solicitud de autorización de numeración para facturación. Los empleados públicos de la DIAN recibirán la solicitud de autorización de facturación directamente del representante legal o apoderado. Cuando la solicitud sea presentada por una persona diferente al representante legal o apoderado, la solicitud se recibirá por el empleado con funciones de gestión de asistencia al cliente, si sobre la misma se realizó presentación personal ante Notaria a fin de garantizar la autenticidad de quien la suscribe. De tal suerte que si la mencionada solicitud (formato 1302) no es presentada por los obligados a expedir factura, o su representante o apoderado, en forma personal o por correo certificado ante la DIAN, éstos pueden acudir a una Notaria y hacerle presentación personal, garantizando la autenticidad en la suscripción y entregarla por intermedio de otra persona a la Entidad. La Corte Constitucional en la Sentencia C-012 de 2002 ha dicho que la presentación personal “(…) tiene como finalidad demostrar la existencia del autor del documento y la certeza de su contenido. Gracias a ese reconocimiento, el documento adquiere plena autenticidad y fecha cierta (…)” y en la Sentencia C-562 de 2000 la Corte precisó: “la diligencia de presentación personal del escrito ante juez o notario, es la única manera de darle autenticidad al mismo y, en esa medida, de conocer con certeza que el documento proviene de quien aparece enviándolo (…)». Queda claro que la presentación personal se predica de la solicitud y no se requiere carta de autorización autenticada para entregar a la DIAN dicho formato, como quiera que de ser así se estaría en contravía de los principios de simplificación de trámites que se promulga en las entidades públicas.

Conforme con la Resolución Número 3878 de 28 de junio de 1.996, en su artículo 2.- Autorización de la numeración de las facturas. ” Las personas o entidades obligadas a expedir factura deberán solicitar autorización de la numeración ante la División de Recaudación o la dependencia que haga sus veces de la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales correspondiente a su residencia o domicilio fiscal, cuando se expidan por medio de talonarios o por computador. Para este efecto, los interesados o sus apoderados deberán presentar la solicitud por intervalos de numeración consecutiva ante la Administración respectiva, ya sea personalmente o por correo certificado.”

a. El numeral 8° de la circular 00096 de 2008, establece: “/. Los formatos de factura cambiaria de compraventa elaborados con base en la numeración autorizada y que no han sido utilizados se entiende anulados por la entrada en vigencia de la Ley 1231 de 2008. De lo anterior se infiere, que las facturas elaboradas (impresas) denominadas “factura cambiaria de compraventa” deben ser anuladas por la entrada en vigencia de la Ley 1231; Es de aclarar que la numeración de estos formatos no se podrá imprimir de nuevo (reimpresión). Pues debe ser claro que la numeración de esos formatos anulados no se conserva para las nuevas FACTURAS DE VENTA puesto que ello implicaría incurrir en doble facturación o doble contabilidad, y desde luego se puede pensar que se está incurso en las sanciones establecidas en el artículo 657 del Estatuto Tributario. b. Frente a la habilitación de la numeración, la Resolución 3878 de 1996 cita lo siguiente: “/… Si transcurridos los dos (2) años de la vigencia de la resolución no se hubiere agotado la numeración autorizada, la nueva resolución reconocerá dicha circunstancia, habilitando la numeración anterior. …/” Por lo anterior, se aclara que la habilitación no aplica por la entrada en vigencia de la Ley 1231 (01 de marzo de 2009). c. Además, el Decreto 4270 de 2008, establece: / …A partir del 1º de marzo de 2009, las facturas impresas con la denominación “factura cambiaria de compraventa” que no hayan sido utilizadas se entienden anuladas, sin perjuicio de observar las obligaciones sobre conservación de documentos establecidos en la ley. …/ De lo anterior se deduce, que aquellas facturas ANULADAS a partir del 1 de marzo de 2009, se deben conservar ya que se considera como información y pruebas para efectos del control de los impuestos administrados por la DIAN (Art 632 del E. T.)

Conforme con el Artículo 617. Requisitos de la factura de venta. Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:

1. a) Estar denominada expresamente como factura de venta.
2. b) Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
3. c) Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. (Modificado Ley 788 de 2002 articulo 64)
4. d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
5. e) Fecha de su expedición.
6. f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
7. g) Valor total de la operación.
8. h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
9. i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoria

El Representante Legal o su apoderado, se pueden acercar al Punto de Contacto a solicitar una copia de la solicitud de facturación, que había sido remitida por correo certificado.

Si el vendedor de bienes o servicios no está interesado en que el soporte de sus ventas se llegue a convertir en un título valor negociable, sino que solo emite sus “facturas de venta” para cumplir así con el requisito fiscal de control de sus ingresos exigido por los artículos 615 y 617 del Estatuto Tributario, entonces en ese caso puede seguir cumpliendo únicamente con lo indicado en el artículo 617 del Estatuto Tributario que le exige entregar el original del documento al comprador de los bienes y servicios y quedarse solo con copias.